4.6.2 Il reparto commerciale

Anche per il reparto commerciale verranno analizzati gli effetti su procedure e tempi che l'introduzione della fornitura integrata garantirebbe all'impresa campione. Innanzitutto non vengono più fatte richieste di offerte a 10 fornitori diversi ogni giorno, ma una soltanto ad Unitec, così come unici sono l'offerta e l'ordine definitivo da inviare; inoltre per tale movimentazione giornaliera vengono sfruttare le tecnologie internet, che permettono un'ulteriore semplificazione e razionalizzazione dei procedimenti, offrendo il servizio di reporting, attraverso il quale poter analizzare e monitorare le operazioni fatte ogni giorno durante la settimana. Le conseguenze sono una riduzione dei tempi delle attività di approvvigionamento, delle interferenze dirette e trasversali, che, soprattutto per questo ente aziendale, risultano di particolare importanza, in quanto diventa possibile sfruttare maggiori risorse nella gestione della clientela e delle attività di marketing.

A- Reparto commerciale - Attività

A- Contatto con Unitec per richiesta di fornitura. Anziché dover ogni giorno preparare ed inviare 10 richieste di fornitura via fax, ora basta accedere al NetSourcing di Unitec per richiedere un unico preventivo. Inseriti ed inviati i dati della merce richiesta, Unitec si occuperà di contattare i fornitori e di preparare un preventivo unico che viene spedito in giornata. Il tempo settimanale impiegato è di 51'35", la riduzione di tempo è pari all'89%.

B- Invio dell'ordine a Unitec. Una volta ricevuti il preventivo, questo viene registrato e valutato. Come si è detto, il prezzo della merce viene ricaricato da Unitec di un ammontare piuttosto variabile; tuttavia, tale ricarico viene compensato ampiamente sia dalle riduzioni di prezzo ottenute grazie alle economie di scale sulle quali Unitec riesce a far leva presso i fornitori, sia, soprattutto dalle riduzioni di tempo e dalle maggiori efficienze che l'impresa "A" riesce ad ottenere dalla fornitura integrata. Quindi, viene preparato l'ordine ed inviato via Web. Il tempo impiegato settimanalmente è di 52'30", con un risparmio di tempo del 91%.

C- Reporting giornaliero. Si tratta di un servizio di NetSourcing che rappresenta uno strumento importante per monitorare ed analizzare la movimentazione relativa agli approvvigionamenti che di giorno in giorno vengono effettuati. Il tempo settimanale è 16'35".

D- Ricezione della conferma d'ordine. La ricezione della conferma d'ordine avviene via posta ordinaria. Essendo un unico documento, si assiste comunque ad un abbassamento del tempo da dedicare alla gestione di questo documento, che diventa pari a 30'25", con una riduzione del 51.5%.

I dati riportati nella tabella 4.34, testimoniano come la riduzione del tempo necessario alle attività di approvvigionamento del reparto commerciale scendano ad appena 2h 31'05", con una riduzione media dell'87%. I tempi ipotizzati sono riportati dettagliatamente nel paragrafo 5.3, a pagina 232.
Tab. 4.34: Le attività connesse all'approvvigionamento del reparto commerciale dell'impresa "A".

B- Reparto commerciale - Interferenze

Le interferenze che interessano il reparto commerciale di Unitec, vengono drasticamente ridotte; tale fenomeno è da ricondurre soprattutto alla contrazione del numero di attività, le quali esponevano il reparto a possibili errori, oltre che all'ausilio di tecnologie che permettono di trasmettere le informazioni in modo più sicuro e veloce. In particolare, vengono evitate le interferenze relative ai preventivi (ritardi, errori dei dati), alle fatture (per dati non corretti), alle merci in arrivo (che si dimostrano errate); nei primi due casi in considerazione dei mezzi utilizzati, che non permettono il verificarsi di errori di sorta, nel terzo caso, in considerazione del fatto che è Unitec a controllare che le merci siano corrette e, nel caso non si rivelassero tali, a provvedere alla loro sostituzione immediata.

E- Negoziazione con Unitec della proposta. Nel caso vi sia qualche particolare della proposta che non soddisfi in pieno, è naturale che Unitec venga contatta per poter procedere a dei chiarimenti, che possono avere ad oggetto non solo il prezzo; ad esempio, può capitare che un determinato prodotto non venga più fabbricato dal fornitore indicato dall'impresa "A", per cui Unitec è costretta a rivolgersi ad un fornitore che produce un prodotto sostitutivo. In questi casi, è preferibile un contatto telefonico per chiarire la situazione, che porta all'emissione, se il caso, di una nuova offerta da parte di Unitec. La frequenza di questi contatti può essere valutata in 2 volte alla settimana per un totale di 14'52", comunque di gran lunga inferiore alla stessa tipologia di attività svolta normalmente che richiedeva 3h 09' (-92%).

F- Merci ricevute lese: avviso Unitec. Si tratta di un tipo di inconveniente che è vincolato al trasporto, pertanto non eliminabile. In ogni caso, considerando il tipo di rapporto che si viene ad instaurare con Unitec, i tempi per porre rimedio a tale situazione dovrebbero scendere ed essere pari a circa 6'49" settimanali.

Nella tabella 4.35 vengono riassunti le interferenze del reparto commerciale che si verificherebbero. La riduzione è del 95.8%. I tempi ipotizzati sono riportati dettagliatamente nel paragrafo 5.3, a pagina 234.
Tab. 4.35 : Le interferenze connesse all'approvvigionamento del reparto commerciale dell'impresa "A".

C- Reparto commerciale - Interferenze trasversali

G/H/I- Interferenze legate al computer, alla compilazione di relazioni periodiche, ad errori di varia natura. Le interferenze trasversali del reparto commerciale subiscono una diminuzione proporzionale al taglio delle attività relativo alle forniture; inoltre spariscono le interferenze trasversali legate all'uso del fax e all'uso di documenti. Il tempo settimanale impiegato diventa di 1h 13'30" (-72%). I tempi ipotizzati sono riportati dettagliatamente nel paragrafo 5.3, a pagina 235.
Tab. 4.36 : Le interferenze trasversali del reparto commerciale connesse all'approvvigionamento.

D- Reparto commerciale - Totale tempo settimanale

Il tempo che ogni settimana il personale del reparto commerciale dell'impresa "A" impiega per gestire le operazioni attinenti gli approvvigionamenti dopo l'introduzione della fornitura integrata di Unitec, diventa pari a 4h 06'16", con una diminuzione dell'87.3%.

Ciò significa che il tempo a disposizione del reparto per le attività si assistenza e gestione dei clienti aumenta in maniera considerevole, da circa 47h 40' alla settimana a circa 75h 50', a tutto beneficio della qualità del servizio offerto. Per quanto riguarda l'incidenza delle interferenze rispetto al tempo dedicato alle attività principali del reparto (rapporto interferenze totali/attività), è interessante notare come questa resti quasi immutate, passando dal 39% al 36%. Ciò si verifica perché le attività le interferenze diminuiscono in maniera quasi uguale. I dati riassuntivi del reparto sono riportati qui sotto.
Tab. 4.37 : Il tempo che settimanalmente il reparto commerciale dedica, in media, alla gestione delle forniture con l'outsourcing degli approvvigionamenti di Unitec.



[ precedente ] - [ sommario ] - [ successiva ]
>> Home Page www.magazzinionline.it <<